CFAC - Générer une pré-facture

Introduction

Pré-facturation des engagements.

Cette fonctionnalité, accessible depuis le Contrôle Facture, permet de regrouper sous un N° de pré-facture les engagements calculés sur les groupages. Généralement, la pré-facture est ensuite transmise au prestataire pour contrôle des coûts avant émission de la facture.

Les pré-factures sont générées selon 2 modes :

	‘Pré-facturation des engagements’ : Pour chaque transporteur, l’utilisateur sélectionne les engagements à pré-facturer.

	‘Pré-facturation automatique des engagements’ : L’utilisateur lance la génération des pré-factures pour l’ensemble des transporteurs.

Ensuite les traitements possibles sont :

	Visualiser les pré-factures

	Editer des pré-factures

	Supprimer des pré-factures

	Valider une pré-facture

Les engagements sont issus des étapes des entités UATG ou UATA ou UATV. La pré-facture est établie sur le tiers facturant des étapes.

Le statut à la pré-facturation est paramétré par entité UAT ainsi qu’à l’étape dans le BackOffice, (voir : Statut de l’UAT et de l’étape éligibles à la pré-facturation).

Voir aussi

	Comment faire pour Consulter les pré-factures ?

	Paramétrage

Utilisation de la fonctionnalité

Générer une pré-facture

Factures prestataires/ pré-facturation des engagements

Sélectionner les engagements

Renseigner les critères et lancer la recherche

Utiliser la case à cocher [Sel] pour effectuer la sélection

	[Sel] en entête pour une sélection globale

	[Sel] sur la liste pour une sélection par étape

La sélection est conditionnée par le statut des UAT, et optionnellement par le statut des étapes.

Enregistrer la sélection pour émission de la pré-facture

Une fois la sélection effectuée, cliquer sur [Enregistrer] pour obtenir le message suivant :

"La pré-facture n°x a été générée, voulez-vous l'imprimer immédiatement ?"

La pré-facture est disponible pour consultation, édition, envoi

	Le N° de pré-facture est affiché sur l’étape de l’UAT

	La valorisation sur l’UAT, ou le changement de prestataire est rendu impossible.

	Numérotation de la pré-facture: Back Office / Maintenance /Agencies/Invoices Accounting : Forecats Accounting.



Lorsque l’utilisateur crée une préfacture, son login de connexion au Contrôle Facture est enregistré dans le champ usr_cre de la table sat_fact. L’intérêt de cet enregistrement est de pouvoir afficher sur la préfacture, les informations associées à l’utilisateur de création de la préfacture (nom, prénom, adresse mail, numéro de tel…).

Afficher la pré-facture

Répondre ‘Oui’ au message "La pré-facture n°x a été générée, voulez-vous l'imprimer immédiatement ?"

Depuis l’aperçu de l’édition, la pré-facture peut être :

	Enregistrer au format PDF

	Extraite sous Fichier Excel (Format DDS)

	Pour les pré factures spécifiques, la pré facture Excel standard DDS_PREFAC_STD.xls doit être dupliquée dans le répertoire ed_cli du contrôle facture et renommée du nom de l’édition spécifique,.xls



Imprimer

	Envoyer par mail

-	Depuis le TMS

-	A partir de Outlook (Sous réserve que Outlook soit installé sur le serveur de communication)

	Faxer (Sous réserve qu’un serveur de fax soit installé)

Voir aussi

	Comment faire pour Consulter les pré-factures ?

	Générer les pré-factures

Paramétrage

BackOffice « Statut de l’UAT et de l’étape éligibles à la pré-facturation »

BackOffice/ Location data entry help/ General data entry help/ Status/ Status

Sélection de l’ « Entity code »

Lancer la vue

Sélectionner le niveau de l’UAT (UATG, UATA, UATV) ou de l’étape (GLEG, ALEG, VLEG) sur lequel un statut d’éligibilité au rapprochement va être effectué

Bloc « status »

Sélectionner le/les statuts auquel doit être l’UATou les étapes de l’UAT pour effectuer une pré-facturation en cochant la case « PI » (pour Pre-Invoice)

Enregistrer

Paramétrage Pré-facture Excel

En standard, l’extraction Excel est compatible avec le modèle de pré-facture nommé DDS_PREFAC_STD.

Pour activer la fonctionnalité aux pré-factures spécifiques, il convient de copier le modèle la pré-facture spécifique par l’outil ‘Infomaker’, et de nommer la copie du même nom.xls.

Préfacturation automatique

L’option [Pré-facturation automatique des engagements] lance l’édition des pré-factures dès leur création.

Un paramètre est à activer pour suspendre l’édition automatique.

Back Office/Maintenance/Preferences/Table

Créer le paramètre

Code

PRINT_PREFAC

Value

O

Voir aussi

	Générer une pré-facture