Gérer les provisions et les pré-factures

Introduction

Le contrôle facture permet au chargeur de gérer la pré-facturation et de rapprocher les factures des prestataires.

Le module est composé des fonctions suivantes :

	Contrôle des provisions par le transporteur, en amont ou aval de la pré-facture

	Génération des pré-factures et leur communication

	Rapprochement des factures transporteurs.

Ce manuel porte sur la gestion des pré-factures :

	Création des pré-factures,

	Vérification des pré-factures,

	Communication des pré-factures vers les transporteurs.

La gestion des pré-factures amène à travailler sur l’écran de contrôle des provisions. La fonctionnalité est décrite dans le manuel : DSD-CFP-131008-WEB-Ctl-cout

Cet écran est destiné aux chargeurs pour la préparation et la génération des pre-factures.

L’utilisateur permet de rechercher et d’afficher par transporteur des provisions d’achats de transports à pré-facturer et/ou des pré-factures.

Les pré-factures sont générées par prestataire facturant, mode de transport, et devise. Il est possible d’affiner la par agence, expéditeur ou destinataire.

Les pré-factures sont établies sur la base des étapes d’expéditions. Une expédition est représentée par une UATG ou une UATV selon le paramétrage.

L’utilisateur a la possibilité d’agir sur chaque ligne de résultat. Les actions sont :

	Créer un pré-facture

	Lui attribuer un statut « En cours »

	Valider une pré-facture

	Publier une pré-facture

	Envoyer par mail une pré-facture

	Éditer une pré-facture

	Supprimer une pré-facture

	Exporter les provisions sous Excel

	Accéder au détail des prestations

	Accéder à l’entête d’une pré-facture

	Accéder à l’historique d’une pré-facture

	Accéder à la revalorisation du coût gasoil

Les données éligibles sont paramétrées dans le menu WEB2/Grant :

	Les provisions de transports existent sur les entités UATG ou UATV non groupées. Une seule entité sera déclarée.

	Les entités sélectionnées sont conditionnées par les codes statuts de l’entité UAT (UATG ou UATV) et de l’entité étape (GLEG ou VLEG).

	L’entité UATA n’est pas gérée.

	Les pré-factures sélectionnées sont conditionnées par leurs codes statuts déclarés sur l’entité PRE_INV.

Voir aussi

	Introduction

	Recherche des provisions et des pré-factures

	Entête de la pré-facture

	Historique de la pré-facture

	Détail de la pré-facture

	Utiliser la fonctionnalité

	Comment faire pour : Contrôler les provisions

	Comment faire pour : Consulter la publication des pré-factures

	Paramétrage

Recherche des provisions achats et des pré-factures

WEB / Gestion des provisions / Gérer les pré-factures

Permet de rechercher des provisions, générer des pré-factures, rapprocher des factures prestataires.

Critères de recherche

Prestataire

Prestataire facturant des étapes d’expéditions.

Agence

Filtre les recherches à ce code agence :

	Provisions : filtre les étapes d’expéditions de l’agence.

	Pré-facture : filtre les pré-factures établies pour cette agence.

Expéditeur

Filtre les recherches à ce code expéditeur:

	Provisions : filtre les étapes d’expéditions au départ de cet expéditeur.

	Pré-facture : filtre les pré-factures établies pour cet expéditeur.

Destinataire

Filtre les recherches à ce code destinataire :

	Provisions : filtre les étapes d’expéditions livrées à ce destinataire.

	Pré-facture : filtre les pré-factures établies pour ce destinataire.

Mode

Filtre les recherches à ce mode de transport :

	Provisions : filtre les expéditions de ce mode de transport.

	Pré-facture : filtre les pré-factures établies pour ce mode de transport.

Devise

Filtre les recherches à ce code devise :

	Provisions : filtre les étapes des expéditions de cette devise.

	Pré-facture : filtre les pré-factures établies pour cette devise.

Critères de recherche des provisions

Au moins un critère ETD ou ETA est à saisir pour activer la recherche des provisions.

Indique que la recherche des provisions est active, sinon l’image est grisée.

Pour gérer :

	Pré-facture

Coché par défaut. Les provisions extraites donneront lieu à une pré-facture.



Facture

A cocher pour que les provisions extraites soient directement traitées en rapprochement de facture.

ETD

Date ETD des expéditions.

ETA

Date ETA des expéditions.

Provisions à zéro

A cocher pour que la recherche intègre les étapes dont le montant total est à zéro.

Type Etape

La pré-facture comprend des étapes de factures, de factures complémentaires et d’avoir.

	Les étapes de factures complémentaires et les étapes d’avoir sont générées lors d’un rapprochement de facture prestataire avec un écart de coût.

Pré-facture par :

	Agence : à cocher pour émettre une pré-facture par agence

	Expéditeur : à cocher pour émettre une pré-facture par expéditeur

	Destinataire : à cocher pour émettre une pré-facture par destinataire

	Expéditeur et destinataire ne peuvent être cochés ensemble.

Critères de recherche des pré-factures

Au moins un critère est à saisir pour activer la recherche des pré-factures.

Indique que la recherche des pré-factures est active, sinon l’image est grisée.

Date de pré-facture

Saisir une plage de dates de pré-factures, ou un début de date, ou une fin de date.

N° Pré-facture

Saisir le numéro complet ou partiel avec [*]. Exemple : *1808*

Ref.externe

Saisir la référence complète ou partielle avec [*]. Exemple : A125*

Statut pré-facture

Cocher le ou les statuts de pré-factures.

Actions possibles

Lance la recherche

Réinitialise les champs de recherche, supprime les données saisies

Ouvre l’aide en ligne

Liste des provisions et des pré-factures

Chaque ligne de résultat représente soit

	Une ligne de provisions au minimum par prestataire, mode de transport, devise. Elle est plus fine si ‘Agence’ ou ‘Expéditeur/Destinataire’ est coché.

	Une pré-facture

N°Pré-facture

Non renseignée sur les lignes de provisions.

Statut

Statut de la pré-facture préfixée de son code couleur. 3 statuts sont gérés :



Initial



En cours



Validé

Prestataire

Nom abrégé ou raison sociale du prestataire de la pré-facture.

Agence

Le code de l’agence est présent si la provision ou la pré-facture est émise par agence.

Expéditeur

Le code expéditeur est présent si la provision ou la pré-facture est émise par expéditeur.

Destinataire

Le code destinataire est présent si la provision ou la pré-facture est émise par destinataire.

Mode

L’icône identifie le mode de transporteur.

Montant H.T

Somme des montants provisions des étapes sélectionnées.

Devise

Devise de la provision ou de la pré-facture.

Ctl

Informe qu’au moins un montant provision modifié ou ajouté par le prestataire, n’est pas validé par le chargeur. Cette vérification des provisions est gérée par l’écran de «Contrôle des provisions».

Date

Date de création de la pré-facture. Elle est modifiable depuis l’entête de la pré-facture.

Ref. externe

Référence associée à la pré-facture. Elle est optionnelle et modifiable depuis l’entête de la pré-facture.

Doc

Cliquer pour ouvrir la pré-facture, disponible après sa publication.

Actions

Chaque action est représentée par une icône Les icones [Document] et [pré-facture] regroupent les codes actions, actifs selon les droits du profil utilisateur.

Actions possibles

Consulter ou Rapprocher

	Visible si [Pour gérer Pré-facture] est coché

Permet d’accéder au détail des montants de provisions d’une pré-facture.

Une pré-facture est automatiquement créée pour les lignes de provisions. Cette action est la seule possible sur une ligne de provisions.

	Visible si [Pour gérer Facture] est coché

Permet d’accéder à la page d’enregistrement de la facture, sans gérer de pré-facture.

Statut En cours

Change le statut de la pré-facture au statut [En cours].

Le bouton est grisé si l’utilisateur n’est pas habilité à cette action.

Statut Validé

Change le statut de la pré-facture au statut [Validé]. La modification des montants de provisions n’est plus autorisée à ce statut.

Document

Regroupe les actions liées au document [Pré-facture]

	Extraire les provisions sous Excel

	E-mail automatique de la pré-facture. Action gérée par le moteur d’event.

	Edition de la pré-facture

	Publication de la pré-facture. Action gérée par le moteur d’event.

	Les actions non autorisées au profil utilisateur pour le statut de la pré-facture sont grisées.

Pré-facture

Regroupe les actions liées à la pré-facture.

	Ouvrir l’entête de la pré-facture

	Ouvrir l’historique des actions réalisées sur la pré-facture

	Supprime la pré-facture

	Les actions non autorisées au profil utilisateur pour le statut de la pré-facture sont grisées.

Enregistrer la facture prestataire

Permet d’accéder à l’enregistrement de la facture prestataire.

Voir aussi

	Introduction

	Recherche des provisions et des pré-factures

	Détail de la pré-facture

	Entête de la pré-facture

	Historique de la pré-facture

	Utiliser la fonctionnalité

	Comment faire pour : Contrôler les provisions

	Comment faire pour : Consulter la publication des pré-factures

	Paramétrage

Détail des provisions

WEB / Gestion des provisions / Pré-facturation / Action : Consulter

Permet de consulter la répartion des montants provisions par mois, prestations soumises à TVA et prestations non soumises à TVA, et d’accéder à l’écran de modification des montants de provisions.

Le détail des provisions est accessible en cliquant sur le bouton [Consulter]

Entête de l’écran

Pré-facture

N° et date de pré-facture

Prestataire

Nom abrégé ou raison sociale du prestataire de la pré-facture.

Statut

Statut de la pré-facture, précédé de son code couleur.

Montant H.T - Devise

Somme des coûts H.T des prestations de la pré-facture, suivi de la devise.

Détail des montants provisions

Les coûts sont cumulés par année-mois, basés sur la date ETD des expéditions, par prestation et par TVA.

	Une prestation avec des montants soumis et non soumis à TVA est affichée sur 2 lignes.

Période Année-mois

Les périodes sont identifiées à partir des dates ETD des expéditions.

	Cliquer sur [-] ou [+] pour masquer ou afficher les prestations

Prestation

Libellé de la prestation, affiché dans la langue du portail. S’il n’est pas trouvé le libellé général de la prestation est présenté.

‘Gasoil’

Identifie une prestation dont le coût est calculé sur la base d’une autre prestation.

Un clic sur l’icône permet de:

	Consulter le ou les taux appliqués sur la période

	Recalculer le montant de la prestation en appliquant un nouveau taux.

	La modification est enregistrée dans l’historique de la pré-facture avec la valeur d’origine et le nouveau taux.

Expédition

Nombre d’étapes d’expéditions contenant cette prestation à ce taux de TVA.

Le montant pré-facturé d’une prestation est décomposé en 3 valeurs :

	Validé chargeur

	A contrôler transporteur

	En litige transporteur



Cette répartition est possible lorsque la fonction « Contrôle des provisions » est activée. Elle met à disposition des transporteurs les coûts provisionnés des expéditions chargées. Ainsi au fil des jours, et avant l’émission de la pré-facture les transporteurs confirment les coûts, les modifient ou en ajoutent. Le chargeur consulte les prestations en écart pour les valider ou non. L’objectif est que le pré-facture soit le reflet de la facture transporteur.

Validé chargeur

Total des coûts validés par le transporteur, ou par le chargeur après modification ou ajout du transporteur.

A contrôler transporteur

Total des coûts non contrôlés par le transporteur.

En litige transporteur

Total des coûts modifiés ou ajoutés par le transporteur », non consultés par le chargeur.

Ecart

Ecart entre le montant « En litige transporteur » et le montant provisionné par le TMS.

	Rouge : Le montant est positif, en défaveur du chargeur

	Vert : Le montant est négatif, en faveur du chargeur.

Montant H.T

Montant H.T de la pré-facture

TVA

Taux de TVA appliqué à la prestation

Actions possibles

Les actions non autorisées au profil utilisateur pour le statut de la pré-facture sont grisées.

Contrôler les provisions

Affiche la liste des expéditions de la pré-facture.

Statut En cours

Change le statut de la pré-facture au statut [En cours].

Statut Validé

Change le statut de la pré-facture au statut [Validé]. Selon paramétrage, la modification des montants de provisions n’est plus autorisée.

E-mailer la pré-facture

Publier de la pré-facture

Extraire les provisions sous Excel

Ouvrir l’aide en ligne

Accéder aux provisions d’une prestation

Cliquer sur le lien hypertexte de la prestation, ou d’un de ses montants pour filtrer le résultat.

Ecran d’Entrée

	Gestion des provisions et des pré-factures

Voir aussi

	Introduction

	Recherche des provisions et des pré-factures

	Utiliser la fonctionnalité

	Paramétrage

	Comment faire pour : Contrôler les provisions

	Comment faire pour : Consulter la publication des pré-factures

Entête de la pré-facture

WEB / Gestion des provisions / Gérer les pré-factures

Permet de consulter les données communes aux expéditions de la pré-facture, de saisir ou modifier la date de pré-facture et sa réfrence externe.

L’entête de la pré-facture est accessible sur la ligne de pré-facture en cliquant sur le bouton [Pré-facture] , puis sur le bouton [Entête]

Entête de la pré-facture

Pré-facture

Numéro de la pré-facture.

Statut

Statut de la pré-facture, précédée de son code couleur.

Prestataire

Nom abrégé ou raison sociale du prestataire

Date

Par défaut date de création de la pré-facture. Elle est modifiable si l’utilisateur est autorisé, et ne peut être supérieure à la date du jour.

	La modification est enregistrée dans l’historique de la pré-facture avec la date d’origine et la nouvelle date.

Référence externe

Référence facultative associée à la pré-facture, modifiable si l’utilisateur est autorisé.

	La modification est enregistrée dans l’historique de la pré-facture avec la référence d’origine et la nouvelle référence.

Agence

Libellé de l’agence lorsque la pré-facture est établie par agence.

Expéditeur

Nom abrégé ou raison sociale du site d’expédition lorsque la pré-facture est générée par expéditeur.

Destinataire

Nom abrégé ou raison sociale du site de livraison lorsque la pré-facture est générée par destinataire.

Publication

Informations de la dernière publication de la pré-facture :

	Date de publication

	Nom du fichier

	Statut de la publication

Indice Gasoil

Liste par année/mois des taux gasoil appliqués sur la pré-facture.

Actions possibles

Modifier la date de pré-facture

Modifier la référence externe de la pré-facture

Valider la pré-facture

Après une modification de la date de pré-facture ou de la référence externe

Fermer la pop-up

Les modifications ne sont pas prises en compte.

Ecran d’Entrée

	Gestion des provisions et des pré-factures

Historique de la pré-facture

WEB / Gestion des provisions / Gérer les pré-factures

Permet de consulter l’historique des actions réalisées sur la préfacture.

L’historique de la pré-facture est accessible sur la ligne de pré-facture en cliquant sur le bouton [Pré-facture] , puis sur le bouton [Historique]

Historique des actions

N° Pré-facture

N° de la pré-facture.

Date

Date et heure-minute de l’action.

Utilisateur

Code et nom utilisateur.

Action

Création de la pré-facture

Passage de la pré-facture au statut [En cours].

Passage de la pré-facture au statut [Validé].

Modification de la date de pré-facture.

Modification de la référence externe.

Envoi par email de la pré-facture

Publication de la pré-facture

Statut

Statut de la pré-facture au moment de l’action

Valeur d’origine – Nouvelle valeur

Concerne les modifications de date de pré-facture ou de référence externe.

Présente la valeur avant et après modification.

Actions possibles

Fermer la pop-up

Ecran d’Entrée

Gestion des provisions et des pré-factures

Utilisation de la fonctionnalité

Rechercher des provisions pour émettre une préfacture

Par défaut la recherche des provisions est pour le mode de transport « Route »

Saisir au minimum une plage de dates ETD ou de dates ETA

Laisser coché [Pré-facture] dans les critères [Pour gérer]

Cocher [zéro provision] pour inclure dans la pré-facture les étapes dont le montant total est égal à 0.

	Vous avez la possibilité d’intervenir sur les coûts de ces prestations lors du traitement de la pré-facture.

Choisir les types d’étapes à intégrer dans la pré-facture :

	Décocher [Avoir] pour exclure les étapes de type ‘A’.

	Décocher [Complément] pour exclure les étapes de type ‘C’.

	Les étapes de types ‘A’ et ‘C’sont issues d’un rapprochement de facture avec BAP2.

Cocher [Agence] si votre société est multi-agence, et qu’une pré-facture est émise par agence.

Cocher [Expéditeur] si votre société est multi-sites expéditeurs et qu’une pré-facture est émise par expéditeur,

Ou

Cocher [Destinataire] si une pré-facture est émise par destinataire.

Rechercher des provisions non pré-facturées pour enregistrer une facture

Par défaut la recherche des provisions est pour le mode de transport « Route »

Saisir au minimum une plage de dates ETD ou de dates ETA

Cocher [Facture] dans les critères [Pour gérer]

Cocher [zéro provision] pour inclure dans la pré-facture les étapes dont le montant total est égal à 0.

Choisir les types d’étapes à intégrer dans la pré-facture :

	Décocher [Avoir] pour exclure les étapes de type ‘A’.

	Décocher [Complément] pour exclure les étapes de type ‘C’.

	Les étapes de types ‘A’ et ‘C’sont issues d’un rapprochement de facture avec BAP2.

Cocher [Agence] si votre société est multi-agence, et qu’une pré-facture est émise par agence.

Cocher [Expéditeur] si votre société est multi-sites expéditeurs et qu’une pré-facture est émise par expéditeur,

Ou

Cocher [Destinataire] si une pré-facture est émise par destinataire.

Rechercher des pré-factures

Saisir au minimum un critère : date de pré-facture, N° de pré-facture, référence externe, statut de pré-facture.

Lancer la recherche

Saisissez des critères de provisions et de pré-factures avant de lancer la recherche pour obtenir une liste de provisions et de pré-factures prestataires.

Lancer la recherche.

	signale une recherche de provisions

	signale une recherche de pré-factures

	Le système génère au minimum une ligne de provisions par prestataire, mode de transport, devise.

Afficher le détail des provisions, ou de la pré-facture

Cliquer sur pour accéder au détail de la pré-facture.

	Le système créé une pré-facture au statut [Initial] pour les lignes de provisions.

	La numérotation de la pré-facture est issue de son mode : pré-facture multi agence ou pré-facture mono agence.

	En première version, les pré-factures sont établies par agence

Enregistrer une facture

Cliquer sur pour ouvrir la pop-up d’enregistrement de la facture.

Consulter, modifier l’indice gasoil de la pré-facture depuis le détail des prestations

Cliquer sur sur la ligne prestation pour ouvrir la pop-up d’indice de taxe.

Vous consultez le ou les taux d’indice appliqués sur la période de la pré-facture pour la prestation.

Saisir le nouveau taux à appliquer, et la prestation de base de calcul

Valider

La valeur de la prestation est calculée, basée sur le montant de la prestation de base et le nouvel indice.

L’action est enregistrée dans l’historique de la pré-facture avec la valeur d’origine et la nouvelle valeur.

Accéder aux expéditions de la pré-facture depuis le détail des prestations

Cliquer sur pour ouvrir la page de contrôle des provisions.

Selon vos droits, vous avez la possibilité :

	Valider les coûts des prestations

	Modifier le coût d’une prestation

	Ajouter une prestation sur une expédition

Ces actions mettent à jour les montants prestations sur la page de détail de la pré-facture.

Accéder aux expéditions d’une prestation de la pré-facture

Accéder à toutes les lignes d’expédition d’une prestation

Cliquer sur le lien hypertexte d’une prestation pour afficher toutes les lignes de cette prestation.

La modification des coûts met à jour les montants prestations sur la page de détail de la pré-facture.

Accéder aux lignes d’expédition d’une prestation selon leur état de contrôle

Cliquer sur le lien hypertexte d’un montant d’une prestation pour afficher les lignes de coût correspondantes.

	Liste des coûts en litige transporteur,

	Liste des coûts non contrôlés par le transporteur,

	Liste des coûts validés.

La modification des coûts met à jour les montants prestations sur la page de détail de la pré-facture.

Modifier la date de la pré-facture

Cliquer sur , puis sur depuis une ligne de pré-facture,

Saisir la nouvelle date de la pré-facture,

Valider.

	L’action est enregistrée dans l’historique de la pré-facture avec la valeur d’origine et la nouvelle valeur.

Modifier la référence externe de pré-facture

Cliquer sur , puis sur depuis une ligne de pré-facture,

Saisir la nouvelle référence externe de la pré-facture,

Valider.

	L’action est enregistrée dans l’historique de la pré-facture avec la valeur d’origine et la nouvelle valeur.

Passer une pré-facture au statut [En cours]

Cliquer sur depuis une ligne de pré-facture ou depuis le détail de la pré-facture.

	L’action est facultative, disponible selon les droits du profil utilisateur.

	L’action est enregistrée dans l’historique de la pré-facture.

Passer une pré-facture au statut [Validé]

Cliquer sur depuis une ligne de pré-facture ou depuis le détail de la pré-facture.

	L’action est facultative, disponible selon les droits du profil utilisateur.

	L’action est enregistrée dans l’historique de la pré-facture.

Extraire les prestations d’une pré-facture sous Excel

Cliquer sur puis surdepuis une ligne de pré-facture ou,

Cliquer sur depuis le détail de la pré-facture.

	L’action est facultative, disponible selon les droits du profil utilisateur.

Envoyer une pré-facture par e-mail

Cliquer sur puis sur depuis une ligne de pré-facture ou,

Cliquer sur depuis le détail de la pré-facture,

Une confirmation d’envoi par e-mail est demandée,

L’envoi par e-mail est réalisé par une alerte.

	L’action est enregistrée dans l’historique de la pré-facture

Publier une pré-facture

L’action met à disposition du transporteur la pré-facture au format PDF ou Excel pour téléchargement accessible depuis le menu [Publication des pré-factures].

Cliquer sur puis sur depuis une ligne de pré-facture ou,

Cliquer sur depuis le détail de la pré-facture,

Une confirmation de publication est demandée,

La publication est réalisée par une alerte.

	L’action est enregistrée dans l’historique de la pré-facture

Afficher l’historique d’une pré-facture

Cliquer sur , puis sur depuis une ligne de pré-facture.

Supprimer une pré-facture

Cliquer sur , puis sur depuis une ligne de pré-facture.

Une confirmation de suppression est demandée.

Le numéro de pré-facture est retiré des étapes, l’entête de pré-facture et son historique sont supprimés.

Voir aussi

	Introduction

	Recherche des provisions et des pré-factures

	Entête de la pré-facture

	Historique de la pré-facture

	Détail de la pré-facture

	Utiliser la fonctionnalité

	Comment faire pour : Contrôler les provisions

	Comment faire pour : Consulter la publication des pré-factures

	Paramétrage

Paramétrage BackOffice

Back Office / Web2 / Menus

Le paramétrage des menus est initialisé par script. Il est présenté pour information.

Menu Code	Father Menu Code	Seq. N°	Description	Associated Site Name	Icon Name	Ell. ‘Easy Entry’	C/S	Content Text
DSD_PROVISION		181	Provision Control
DSD_PROVISION_CTL	DSD_PROVISION	181.01	Provision	DSD/Provision/Provision_list.aspx
DSD_PROVISION_PRE	DSD_PROVISION	181.02	Pre-Invoice	DSD/Invoice/Preinvoice_list.aspx
DSD_PROVISION_PUB	DSD_PROVISION	181.03	Publication	DSD/Invoice/Preinvoice_publication.aspx

DSD_PROVISION_CTL : Contrôle des provisions

Ce menu est à affecter :

	à un profil prestataire pour valider ou modifier les provisions calculées par le TMS, pour ajouter des provisions.

	à un profil chargeur pour valider ou pas les coûts repris par le prestataire.

Voir aussi

	Comment faire pour : Contrôler les provisions

DSD_PROVISION_PRE : Gestion des pré-factures

Ce menu est à affecter à un profil chargeur pour générer, contrôler et communiquer les pré-factures.

DSD_PROVISION_PUB : Publication des pré-factures

Ce menu est à affecter :

	à un profil transporteur pour télécharger les pré-factures,

	à un profil chargeur pour consulter l’historique.

Voir aussi

	Comment faire pour : Publier les pré-factures

Paramétrage des pages

Back Office / Web2 / Navigation Manager

Le paramétrage des pages (Navigation Manager) est initialisé par script. Il est présenté pour information.

Index	FileName	Level	Tab Name	Step	Mgt. Sc.	Description	Cnt Text	Page Type	Ell. as funct.	Linked List Page
	~/DSD/Invoice/Preinvoice_list.aspx	DSD_PROVISION_PRE	Pre-invoice search	Pre-invoice search	N	Pre-invoice search	N	Undefined	N	N
	~/DSD/Invoice/Preinvoice_detail.aspx	DSD_PROVISION_DTL	Pre-invoice detail	Pre-invoice detail	N	Pre-invoice detail	N	Undefined	N	N
	~/DSD/Invoice/Preinvoice_publication.aspx	DSD_PROVISION_PUB	Pre-invoice publication	Pre-invoice publication	N	Pre-invoice publication	N	Undefined	N	N

Paramétrage des entités

Back Office / Web2 / Entities

L’entité Pre_invoice [PRE_INV] est créée par script avec des 3 codes standard. Les habilitations affectées à chaque code permettent de gérer les actions autorisées.

Status code	Description	Commentaire
IN	Initial	Statut à la création de la pré-facture
IP	In progress	Statut de travail (optionnel)
VA	Validated	Statut de validation de la pré-facture..

Attribuer un code couleur au statut de la pré-facture

Cliquer dans la case [Color] pour attribuer un code couleur au statut, visible sou forme de pastille sur les écrans de gestion.

Paramétrage des profils et actions

Back Office / Web2 / Grant

Paramétrer le menu DSD_PROVISION_PRE : gestion des pré-factures

2-3-4. Entity Menu - Visible Status – Status link

Le paramétrage est à réaliser par profil autorisé à la fonctionnalité.

2- Déclarer les entités



PRE_INV

	UATG ou UATV

	GLEG ou VLEG

Les entités [UAT] et [LEG] à déclarer diffèrent selon que les pré-factures sont émises sur des étapes d’UATG ou des étapes d’UATV non groupées.

Si les 2 modes sont utilisés, le menu DSD_PROVISION_PRE est à dupliquer. Chaque menu faisant appel à un mode de pré-facturation.

Pré-facturation à l’UATG

	UATG : Permet de déclarer les statuts d’égibilité des groupages.

	GLEG : Permet de déclarer les statuts d’égibilité des étapes.

	PRE_INV : Déclarer les statuts des entêtes de pré-factures.

	L’entité GLEG est obligatoire, même si la gestion des statuts à l’étape n’est pas gérée. Les statuts GLEG ne seront pas paramétrés.

Pré-facturation à l’UATV non groupée

	UATV : Déclarer les statuts d’égibilité des colis.

	VLEG : Déclarer les statuts d’égibilité des étapes.

	PRE_INV : Déclarer les statuts des entêtes de pré-factures.

	L’entité VLEG est obligatoire, même si la gestion des statuts à l’étape n’est pas gérée. Les statuts VLEG ne seront pas paramétrés.

3- Paramétrer les statuts par entité

Status Code – Entité [UATG ou UATV]

Cliquer sur l’entité UATG ou UATV

Déclarer les statuts des UAT éligibles à la création des pré-factures

Déclarer les statuts des UAT éligibles au contrôle des provisions.

Déclarer le statut ‘XX’ utilisé par le menu « Contrôle des coûts ». Il est obligatoire, car il porte les habilitations autorisant la modification ou l’ajout de prestations.

Status Code – Entité [PRE_INV]

Cliquer sur l’entité PRE_INV

Déclarer les statuts de la pré-facture.



IN



IP



VA

Paramétrer par statut les habilitations.

Entité PRE_INV

Les habilitations ci-dessous concernent les actions liées à la pré-facture.

Une habilitation attribue au profil utilisateur un droit sur une action par statut de l’entité.

	Par exemple, le profil utilisateur a le droit du supprimer les pré-factures au statut [IN-Initial]

	Par exemple, le profil utilisateur n’a pas le droit du supprimer les pré-factures au statut [VA-Validé]

Cliquer sur le bouton ‘Habilitations’ d’un statut

Cocher les fonctions autorisées pour le profil et le statut.

	Le bouton d’action est grisé sur l’écran de gestion quand l’utilisateur n’est pas autorisé à agir.

Habilitations	Description
Block update fees	Ne pas autoriser la màj des prestations. Par exemple au statut [Validé] les prestations ne sont plus modifiables.
Delete pre_invoice/Suppression de la pré-facture	Supprimer la pré-factutes
Export data / Exporter les données	Export sous Excel les provisions
Print Pre-Invoice/ Impression de la pre-facture	Editer la pré-facture
Publish / Publication	Publier la ré-facture
Send Mail / Envoi mail	Envoyer par email la pré-facture
Update Pre_Invoice Date	Mettre à jour la date de pré-facture
Update External reference	Mettre à jour la référence externe

Entité UATG ou UATV

Les habilitations ci-dessous concernent les actions de l’écran de contrôle des provisions de la pré-facture.

C’est le statut [XX] qui porte les habilitations.

Habilitations	Description
Export Data/ Exporter des données	Export des données sous format Excel
Validate Data/Valider des données	Valider le cout de la prestation
Modify Data/Modifier les données	Modifier le coût d’une prestation
Add Data/Ajouter des données	Ajouter des prestations
Confirm Action /Confirmer une action	Confirmer le cout modifié ou ajouté par le prestataire
Delete Data/Supprimer des données	Supprimer une prestation

5 - Entity Links status

Paramétrer les statuts d’avancement selon les codes actions.

Entité PRE_INV

	Les statuts d’avancement sont gérés sur l’entête de la pré-facture. Dès la génération de la pré-facture les statuts des UATG et des étapes n’évoluent pas.

Cliquer sur l’entité [PRE_INV]

2 actions sont à paramétrer

CURRENT

Code action pour changer le statut de la pré-facture.

VALIDATE

Code action pour changer le statut de la pré-facture.

	Si ces codes manquent, l’utilisateur ne sera pas autorisé à réaliser ces actions.

5- Entity Links Status
Father Status	Son Status	Assocated action	PSL Code
IN	IP	CURRENT
IP	VA	VALIDATE

Exemple du paramétrage

Profil	2- Menus/Profil		3- Entry/Menu/Profil		4- Entity Visible Status			5- Entity Links Status
	Menu	Right	Entity	Right	Status Code	Right	Habilitations	Father Status	Son Status	Assocated action	PSL Code
CHARGEUR	DSD_PROVISION_PRE	O
	Gestion des pré-factures	N	UATG	N	LI
					CC
					CM
					XX		O	Porte les habilitations de contrôle de provisions
			GLEG	N
			PRE_INV	N	IN		O	IN	IP	CURRENT
					IP		O	IP	VA	VALIDATE
					VA		O

Third party pop up restrictions

Web2/Grant/ Onglet Third party pop up restriction

Permet de filtrer la recherche des tiers par profil utilisateur.

Paramétrer les filtres sur la recherche des tiers de l’écran des pré-factures

Page

Asp.dsd_invoice_preinvoice_list.aspx

	Prestataire

	Expéditeur

	Destinataire

Paramétrer les filtres sur la recherche des tiers de l’écran de contrôle des provisions

Page

Asp.dsd_provisions_provisions_criterias.ascx

	Prestataire

	Expéditeur

Statut de la pré-facture à la création

Location and data entry help/General data/Status

Entité : PRE_INVOICE [PRE_INV]

Le statut coché « Default », est le statut de la pré-facture à la création.

Par défaut le statut est [IN – Initial]

Tiers – Nom Abrégé

Third Party/Third party – Onglet Company

Short Name

Nom abrégé affiché en priorité. S’il n’existe pas, la raison sociale du tiers est prise.

N° de la pré-facture

Une pré-facture est émise pour toutes les expéditions d’une société, ou pour les expeditions de chaque agence de la société;

Le paramétrage de la formule de numérotation de la pré-facture depend de ce choix.

Paramétrer la numérotation des pré-factures à la société

Back Office / Maintenance / Organization

Créer un code organization identique au code société

Déclarer la formule de numérotation des pré-factures

Code

PRE_INV

Current Year

Année courante

Current month

Mois courant

Mode

Mode de ré-initialisation du compteur de la pré-facture



Mensuel



Annuel

Next number

Prochaine valeur du compteur

Exemple : 5000 à la creation du compteur.

Formula

Formule de numérotation de la pré-facture.

Paramétrer la numeration des pré-factures à l’agence

Back Office / Maintenance / Agencies / Onglet Invoice / Accounting – Forecasts Accounting

Formula

Formule de numérotation des pré-factures

	La formule Société est obligatoire.

	Distinguez les 2 formules afin de ne pas créer de doublon.

Prestations

Third Party/Third party – Onglet Fees

Paramétrer les prestations « Gasoil » à revaloriser

Cocher la case « Revalue the fee » ;

Paramétrer les libellés des codes prestations

Sur l’écran [Détail des prestations], est affiché le libellé de la prestation dans la langue du portail. Si le libellé n’est pas trouvé, le système affiche le libellé général de la prestation.

Paramétrage du fichier DynamicsArrays

Administration / Paramètres

Cliquer sur pour ouvrir la page de configuration du DynamicArrays.

	Seul l’export excel des provisions est géré par DynamicArraus

Export des prestations

<Array Name="provision_to_export" PageID="34" ArrayID="0">

	Se reporter au DA de reference pour copier le tableau. Le fichier DynamicArrayConfiguration.xml.ref est placé dans le sous-repertoire DSD du repertoire du portail Web.

	Ce tableau est identique à l’écran de contrôle des coûts

Voir aussi

	Introduction

	Recherche des provisions et des pré-factures

	Entête de la pré-facture

	Historique de la pré-facture

	Détail de la pré-facture

	Utiliser la fonctionnalité

	Comment faire pour : Contrôler les provisions

	Comment faire pour : Consulter la publication des pré-factures